Obbligo di utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili per la non imponibilità delle spese sostenute in occasione delle trasferte di lavoratori dipendenti e autonomi.

Fermo restando la disciplina generale in materia di trattamento fiscale delle trasferte al di fuori del comune o all’interno del comune, i commi da 81 a 86 della legge 207/2024 dispongono che, a decorrere dal periodo d’imposta 2025, i rimborsi analitici delle spese per: 

• vitto,
• alloggio,
• viaggio/trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (servizio di taxi e servizio     di NCC noleggio con conducente)

 sostenute dal lavoratore per le trasferte, non concorrono a formare il reddito a condizione che:

• i pagamenti di tali spese siano effettuati con metodi tracciabili, dunque, tramite versamento bancario o postale o con altri sistemi di pagamento quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari;
• l’azienda produca idonea documentazione attestante la data e l’effettivo svolgimento dell’attività all’esterno della sede.

Eventuali rimborsi effettuati in contanti ne determinano l’assoggettamento a prelievo contributivo e fiscale.

Da ciò ne consegue che non sarà sufficiente per il lavoratore rendicontare gli importi su una semplice modulistica messa a disposizione dell’azienda ma dovrà necessariamente provare la tracciabilità degli stessi.

Fanno eccezione le spese relative ai trasporti mediante autoservizi pubblici di linea per le quali il rimborso può continuare ad essere effettuato anche in contanti senza che ciò pregiudichi la relativa esenzione ai fini della determinazione del reddito imponibile del lavoratore.

Non si modifica la diversa regolamentazione fiscale delle trasferte avvenute fuori dal comune rispetto a quelle all’interno del comune salvo, come anzidetto, per la tracciabilità di alcune di esse.

Infatti, continua a poter esser riconosciuta l’indennità forfetariamente determinata, entro le soglie indicate nel Testo Unico (art. 51 comma 5), per le trasferte extra comunali, mentre saranno totalmente imponibili le indennità o i rimborsi, salvo quelli per rimborso viaggio e trasporto documentate adeguatamente e tracciate, sostenute nel perimetro del comune.

La disciplina fiscale, ricordiamo, prevede tre differenti regimi, a seconda delle modalità e delle forme dei trattamenti economici previsti in occasione della trasferta:

Relativamente invece ai rimborsi chilometrici, l’Amministrazione finanziaria ha chiarito che quelli erogati per l’espletamento della prestazione lavorativa in un comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro, sono esenti da imposizione, sempreché, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI.

Lo studio consiglia di compilare un prospetto riepilogativo dettagliato come da allegato.

Visti i sempre più frequenti controlli effettuati dagli enti preposti, atti a verificare la congruità e veridicità degli importi non imponibili inseriti in cedolino paga, si raccomanda di corrispondere ai dipendenti indennità di trasferta e rimborsi di importo congruo con gli spostamenti effettuati e di conservare idonea documentazione a supporto.

Lo scrivente Studio, recepirà i prospetti e valori indicati dai clienti per l’esposizione nel cedolino, ma si esonera da ogni eventuale responsabilità derivanti dal mancato rispetto della disciplina normativa.

Lo Studio resta a disposizione per chiarimenti.

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